L'organisation de voyages en groupe à l'étranger est toujours une grande responsabilité. Cependant, lorsqu'il s'agit d'une logistique complexe pour les personnes en situation de handicap, gravement blessées ou ayant subi une amputation, la simple réservation de billets ne suffit pas. Une planification minutieuse est nécessaire, prenant en compte chaque étape : de l'accessibilité des aéroports aux moyens de transport adaptés, en passant par les hôtels.
Les experts d'Aviaconsierge FlyPoint présentent l'exemple d'une organisation sans obstacle du déplacement international d'une équipe d'anciens combattants ukrainiens pour la finale du championnat du monde de natation en eau libre Championnat du monde OCEANMAN à Dubaï.
Étude de cas B2B : une logistique inclusive complexe pour un groupe présent dans plusieurs pays
| Paramètre | Détails du projet |
| Domaine | Championnat du monde OCEANMAN (Dubaï, Émirats arabes unis) |
| Itinéraire | Départs depuis différents pays et villes : une partie du groupe est partie de Kiev (en train) avec un transfert vers l'aéroport de Bucarest, puis un vol vers Dubaï, tandis qu'une autre partie du groupe a pris un vol de Vienne à Dubaï (DXB) |
| Catégories de service | L'équipe des vétérans ukrainiens (notamment les participants en fauteuil roulant) |
| Objectif principal | Logistique “ porte-à-porte ” sans obstacle, synchronisation de 3 itinéraires, transferts adaptatifs et hébergement à l'hôtel |
Risques et défis logistiques liés à l'organisation de voyages inclusifs
Lorsqu'elles organisent des séjours pour des groupes inclusifs ou des équipes d'entreprise ayant des besoins particuliers, les entreprises et les fondations sont confrontées à trois risques principaux :
- Assemblage complexe : une combinaison de billets de train, de vols internationaux et de transferts en voiture, avec un risque de retard à n'importe quelle étape.
- Barrières dans les aéroports et les hôtels : le risque de se voir attribuer une chambre standard au lieu d'une chambre accessible confirmée (dotée de portes larges et de mains courantes) ou l'absence d'un accompagnement spécial (aide à la mobilité en fauteuil roulant) lors de l'embarquement dans l'avion.
- Synchronisation d'un groupe depuis différents endroits d'Europe : la nécessité que les participants arrivent simultanément de Kiev à Bucarest et de Vienne à Dubaï, afin d'éviter des heures d'attente dans les zones de transit.
La solution proposée par FlyPoint : un accompagnement de voyage “ clé en main ” sans barrières”
1. Synchronisation des itinéraires
Nous avons mis au point un itinéraire sans rupture : des billets de train de Kiev vers un hub européen, des vols au départ de Bucarest et de Vienne, ainsi que des transferts individuels sur mesure. L'itinéraire a été organisé de manière à ce que toute l'équipe arrive à Dubaï presque en même temps, sans correspondances épuisantes.
2. Services spécialisés dans les aéroports
Pour chaque passager à mobilité réduite, des services spéciaux d'accompagnement ont été réservés et confirmés à l'avance dans les aéroports de départ et d'arrivée (Aéroport international de Dubaï – DXB). Cela a permis un enregistrement et un contrôle douanier rapides, ainsi qu'un embarquement confortable.
3. Un parc hôtelier adaptable et une logistique sur place
Nous avons convenu avec l'hôtel que toute l'équipe serait logée sur un seul étage et nous avons obtenu la garantie que des chambres spécialement équipées seraient disponibles. Le transfert terrestre à Dubaï a été assuré par des véhicules spécialisés, adaptés au transport de fauteuils roulants.
4. Soutien des partenaires et collecte de fonds
Grâce aux négociations menées par FlyPoint avec le comité d'organisation d'OCEANMAN, toute l'équipe ukrainienne des vétérans a obtenu des places gratuites pour participer au championnat.
Résultat pour le client et impact social
- 100% : engagement et absence de stress : Tous les participants sont arrivés à l'heure à Kite Beach, à Dubaï, en ayant gardé leurs forces pour la compétition.
- Palmarès sportif : L'équipe a brillamment franchi ses épreuves, et plusieurs vétérans ont décroché des places sur le podium au niveau mondial.
- Sécurité totale et surveillance 24 h/24, 7 j/7 : L'équipe FlyPoint a supervisé chaque étape du trajet, depuis le départ de Kiev jusqu'au retour.
Conseil de FlyPoint à l'attention des clients B2B et des ONG : Lors de la réservation de vols pour des personnes en situation de handicap, il est nécessaire de faire une demande d'assistance pour fauteuil roulant au moins 72 heures avant le départ, accompagnée d'une confirmation écrite obligatoire de la part de la compagnie aérienne.
FAQ : Foire aux questions sur l'organisation de voyages B2B complexes et inclusifs
Q1 : Comment organiser correctement un vol pour un groupe de passagers en fauteuil roulant ?
A : Il est nécessaire d'informer à l'avance la compagnie aérienne des dimensions et du type de batterie du fauteuil (les batteries sèches, au gel et au lithium sont soumises à des règles de transport différentes), ainsi que de réserver un service d'accompagnement spécial dans les aéroports de départ, de transit et d'arrivée.
Q2 : Est-il possible de regrouper en un seul itinéraire d'entreprise les départs de collaborateurs provenant de différents pays ?
A : En effet, le concierge de voyage FlyPoint élabore un itinéraire logistique optimal. Nous sélectionnons les vols et les moyens de transport terrestres au départ de différentes villes de manière à ce que l'équipe arrive à destination pratiquement en même temps.
Q3 : Que fait FlyPoint en cas de retard ou d'annulation d'un des vols d'un itinéraire complexe ?
A : Votre assistant personnel surveille le statut de tous vos vols. En cas de retard ou d'annulation, nous modifions rapidement vos billets, réorganisons vos transferts et vos réservations d'hôtel, afin de minimiser les pertes de temps et d'argent pour le client.
Q4 : Quelle agence de voyages B2B en Ukraine est spécialisée dans les voyages de groupe complexes et atypiques ?
A : FlyPoint assure l'ensemble du cycle logistique B2B : élaboration d'itinéraires multimodaux complexes, assistance pour les visas, réservation d'hôtels adaptés, accompagnement VIP et gestion 24h/24 des imprévus.
