Organizar viajes en grupo al extranjero siempre supone una gran responsabilidad. Sin embargo, cuando se trata de una logística compleja para personas con discapacidad, lesiones graves y amputaciones, la reserva habitual de billetes no es suficiente. Se requiere una planificación minuciosa del proyecto, en la que se tenga en cuenta cada paso: desde la accesibilidad de los aeropuertos hasta el transporte adaptado y los hoteles.
Expertos en consultoría aeronáutica FlyPoint comparten el caso práctico de la organización sin barreras del viaje internacional del equipo de veteranos ucranianos a la final del Campeonato Mundial de Natación en Aguas Abiertas Campeonato Mundial OCEANMAN en Dubái.
Caso práctico B2B: logística inclusiva compleja para un grupo de varios países
| Parámetro | Detalles del proyecto |
| Área | Campeonato Mundial OCEANMAN (Dubái, Emiratos Árabes Unidos) |
| Itinerario | Salida desde diferentes países y ciudades: una parte del grupo partió de Kiev (en tren) con traslado al aeropuerto de Bucarest y posterior vuelo a Dubái, mientras que otra parte del grupo voló desde Viena a Dubái (DXB) |
| Categorías de servicio | El equipo de veteranos ucranianos (en particular, los participantes en sillas de ruedas) |
| Objetivo principal | Logística sin barreras “puerta a puerta”, sincronización de tres rutas, traslados adaptados y alojamiento en hotel |
Riesgos y retos logísticos en la organización de viajes inclusivos
A la hora de organizar viajes para grupos inclusivos o equipos corporativos con necesidades especiales, las empresas y las fundaciones se enfrentan a tres riesgos principales:
- Acoplamiento complejo: una combinación de billetes de tren, vuelos internacionales y traslados en coche, con el riesgo de que se produzca un retraso en cualquiera de las etapas.
- Barreras en los aeropuertos y hoteles: el riesgo de que te asignen una habitación estándar en lugar de una habitación adaptada confirmada (con puertas anchas y barandillas) o la falta de asistencia especial (asistencia para sillas de ruedas) a la hora de subir al avión.
- Sincronización de un grupo desde diferentes puntos de Europa: la necesidad de que los participantes lleguen al mismo tiempo desde Kiev a Bucarest y desde Viena a Dubái, para evitar tener que esperar durante muchas horas en las zonas de tránsito.
La solución de FlyPoint: un servicio de acompañamiento en viajes sin barreras “llave en mano”
1. Sincronización de rutas
Hemos diseñado una cadena ininterrumpida de desplazamientos: billetes de tren desde Kiev hasta un centro de conexiones europeo, vuelos desde Bucarest y Viena, así como traslados personalizados y adaptados. El itinerario se ha organizado de tal manera que todo el equipo llegara a Dubái casi al mismo tiempo, sin transbordos agotadores.
2. Servicio especial en los aeropuertos
Para cada pasajero con movilidad reducida se reservaron y confirmaron con antelación servicios especiales de asistencia en los aeropuertos de salida y llegada (Aeropuerto Internacional de Dubái – DXB). Esto garantizó un rápido paso por el registro, el control aduanero y un embarque cómodo.
3. Oferta hotelera flexible y logística in situ
Acordamos con el hotel que todo el equipo se alojara en una misma planta y nos aseguramos de que hubiera habitaciones especialmente equipadas. El traslado terrestre en Dubái se realizó en un transporte especializado, adaptado para el transporte de sillas de ruedas.
4. Apoyo de los socios y recaudación de fondos
Gracias a las negociaciones de FlyPoint con el comité organizador de OCEANMAN, se han conseguido plazas gratuitas para que todo el equipo ucraniano de veteranos participe en el campeonato.
Resultado para el cliente y repercusión social
- 100%: implicación y ausencia de estrés: Todos los participantes llegaron a tiempo a Kite Beach, en Dubái, con las fuerzas bien reservadas para la competición.
- Logros deportivos: El equipo completó con éxito sus pruebas, y varios veteranos lograron puestos en el podio a nivel mundial.
- Seguridad y control totales las 24 horas del día, los 7 días de la semana: El equipo de FlyPoint supervisó cada paso del trayecto, desde la salida de Kiev hasta el regreso.
Consejo de FlyPoint para clientes B2B y ONG: Al reservar vuelos para personas con discapacidad, es necesario solicitar la asistencia para sillas de ruedas con al menos 72 horas de antelación a la salida del vuelo, y se requiere una confirmación por escrito de la compañía aérea.
Preguntas frecuentes: Dudas habituales sobre la organización de viajes B2B complejos e inclusivos
P1: ¿Cómo se debe organizar correctamente un vuelo para un grupo de pasajeros en sillas de ruedas?
A: Es necesario informar con antelación a la compañía aérea sobre las dimensiones y el tipo de batería de la silla de ruedas (las baterías secas, de gel y de litio tienen normas de transporte diferentes), así como solicitar el servicio de asistencia especial en los aeropuertos de salida, tránsito y llegada.
P2: ¿Es posible agrupar en una única ruta corporativa los vuelos de los empleados procedentes de distintos países?
A: Así es, el conserje de viajes de FlyPoint diseña la ruta logística óptima. Seleccionamos vuelos y transporte terrestre desde diferentes ciudades para que el equipo llegue a su destino prácticamente al mismo tiempo.
P3: ¿Qué hace FlyPoint en caso de retraso o cancelación de uno de los vuelos de un itinerario complejo?
A: El asistente personal supervisa el estado de todos los vuelos. En caso de retraso o cancelación, modificamos rápidamente los billetes y cambiamos las reservas de traslados y hoteles, minimizando así las pérdidas de tiempo y económicas del cliente.
P4: ¿Qué agencia de viajes B2B de Ucrania se especializa en viajes en grupo complejos y poco habituales?
A: FlyPoint ofrece un ciclo completo de logística B2B: planificación de rutas multimodales complejas, asistencia con los visados, reserva de hoteles adaptados a las necesidades del cliente, acompañamiento VIP y resolución de situaciones de fuerza mayor las 24 horas del día.
